shkolaw.in.ua 1



Про порядок передавання документів

для подальшого зберігання у разі

ліквідації установи


Внаслідок переходу економіки України до ринкових відносин, розвитку процесів приватизації за останні роки створена велика кількість підприємств недержавної форми власності. На базі багатьох державних підприємств, колгоспів виникли господарські товариства та інші структури, які займаються комерційною діяльністю. В кожному з них створюються та накопичуються документи з особового складу, необхідні для задоволення соціально – правових запитів громадян і захисту інтересів держави. Це документи про трудовий стаж та заробітну плату працюючих громадян та інших обов’язкових платежів , тобто документи з особового складу, які згідно із законодавством мають термін зберігання 75 років.

У зв’язку з массовою ліквідацією як державних так і комерційних структур без правонаступників до державних архівних установ звертаються представники вищезазначених організацій про прийом на державне зберігання документів з особового складу.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» документи з особового складу не є документами Національного архівного фонду, тому вони не повинні зберігатися в державних архівних установах. Весь комплекс цих документів повинен зберігатися в спеціально створених для цього архівах для централізованого тимчасового зберігання документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівах).

На території Генічеського району в усіх виконавчих комітетах місцевого самоврядування створені в установленному законом порядку 20 трудових архівів для централізованого тимчасового зберігання документів, що не належать до Національного архівного фонду тих установ, які знаходяться чи знаходились на їх території (на зберіганні в трудових архівах налічується близько 13 тисяч справ з особового складу).

Згідно діючих нормативних документів визначений слідуючий порядок передавання документів для подальшого зберігання у випадку ліквідації установи:


1. У випадку ліквідації установи, в діяльності якої утворюються документи, віднесені до Національного архівного фонду:

- з передачею її функції іншій установі – правонаступнику документи віднесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані на державне зберігання; документи тимчасового зберігання, строки зберігання яких не закінчилися, та документи з особового складу передаються установі – правонаступнику;


2


- без правонаступника, але при наявності на території області, району, міста органу вищого рівня, якому вона підпорядковувалась, документи віднесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані на державне зберігання; документи тимчасового зберігання, строки зберігання яких не закінчилися, та документи з особового складу передаються її органу вищого рівня.

Якщо района, міська, сільська установа, що ліквідується без правонаступника, підпорядковувалась вищому органу обласного рівня, то в інтересах їх працівників документи з особового складу в упорядкованому вигляді можуть бути передані до відповідного архіву для централізованого тимчасового зберігання документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву); документи тимчасового зберігання, строки зберігання яких не закінчилися передаються до установи вищого рівня;

- без правонаступника та при відсутності органу вищого рівня, який існує на території району, області, документи віднесені до Національного архівного фонду, передаються в упорядкованому стані на державне зберігання, а документи тимчасового зберігання, строки зберігання яких не закінчилися, та документи з особового складу передаються в упорядкованому вигляді до відповідного архіву для централізованого тимчасового зберігання документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву).

2. У випадку ліквідації установи, в діяльності якої утворюються документи, не віднесені до Національного архівного фонду:


- з правонаступником, то документи тимчасового зберігання та з особового складу повинні бути прийняті організацією – правонаступником;

- без правонаступників, але при наявності на території району, міста, області, якому вона підпорядковувалась, документи тимчасового зберігання та з особового скалду, повинні передаватися вищій організації, якщо вона існує на територіїї області.

В інтересах громадян ці документи можуть бути передані до відповідного архіву, що зберігає документи, які не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву):

- без правонаступників і вищої організації,розташованих на території області, документи тимчасового зберігання, строки зберігання яких не закінчилися, та документи з особового складу передаються в упорядкованому вигляді до відповідного архіву для централізованого тимчасового зберігання документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву).

Документи передаються на зберігання в упорядкованому стані за описами, затверджені керівником або уповноваженою особою, встановленого зразка. За підсумками передавання – приймання складається акт в двох примірниках .


3


У випадку, якщо установа не функціонувала і в її діяльності не відклалися документи з особового складу і фінансово – господарської діяльності, на зберігання передаються копії установчих і ліквідаційних документів і складається історична довідка установи, в якій вказуються дати створення, реорганізацію (якщо відбувалась) та ліквідацію установи і причини відсутності документів.

За результатами прийому документів складається довідка, в якій вказуються види документів, які прийняті на зберіганн, їх кількість, хронологічні рамки. Довідка надається державному реєестратору для зняття установи з обліку.

При вирішенні питання щодо прийому документів збанкрутілих підприємств необхідно керуватись ст. 34 Закону України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом» згідно якою «ліквідатор забезпечує належне оформлення, упорядкування та зберігання всіх, у т.ч. фінансово – господарських документів банкрута протягом ліквідаційної процедури», збереженість архівних документів і, за погодженням з місцевою державною установою, визначає місце подальшого їх зберігання.


Начальних архівного відділу

Генічеської районної державної

адміністрації Л.М.Онопрійчук